Repenser l’organisation humaine de l’entreprise

pour que la bonne personne           (dans l’entreprise, ou hors de l’entreprise)

dispose de la bonne information     (l’information nécessaire pour atteindre les objectifs recherchés)

au bon moment.                              (productivité et durée optimale)

Des acteurs, des tâches, des documents, des objectifs !!!

L’entreprise, une organisation complexe doit faire  face avec les NTIC à un afflux d’informations de plus important et souvent mal canalisé.

Or chacun des acteurs, du chef d’entreprise à l’exécutant, pour jouer harmonieusement leurs rôles, a besoin de disposer de l’information utile et nécessaire à la prise de décision ou de son exécution au bon moment.

Un mot clé : la traçabilité active.

Savoir qui doit faire et qui a fait  définissent le mode organisationnelle de  l’ entreprise,

• de la création d’un document, la diffusion dans et hors de l’entreprise à l’archivage.
  en effet, dès la création d’un document, doivent être définis, les fonctions, les intervenants, les rôles, et les procédures pour valider et diffuser le document             dans et hors de l’entreprise jusqu’à l’archivage.
• dès son entrée dans l’entreprise, le document, quelque soit son mode d’entrée :  courrier, fax, mèl, sms, message…
  Un circuit de circulation du document doit être proposé, ce circuit de validation         et     de diffusion pouvant  être amendé en temps réel.

Toutes ces définitions étant enregistrées dans un moteur de règles de gestion.
Ce moteur étant suffisamment souple pour s’enrichir au fur et à mesure. et pour alimenter   au fil du temps, l’organisation correspondante au schéma très complet de la structure de l'entreprise.
 

Lien : http://www.cap75.fr  
Vous pouvez nous joindre : 
Par mail : services@cap75.fr 
Par gsm : 06 10 32 74 25 
Par téléphone fixe : 01 48 03 08 77  
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La Gestion des Documents

nouvelle pierre angulaire

des stratégies des PME

Au sein d'une organisation le choix de gérer ses documents ou pas

relève dorénavant de la  stratégie d'entreprise.

L’enjeu économique découle du coût de la composante* dites "papier" dans une entreprise.

• composante= traitement, production,
  stockage, recherche, archivage etc...

Dans l'économie de l'immatériel, (l’économie du savoir)

on gère les informations électroniques de toute nature.

La justification d'une GED n'est plus uniquement d'ordre légal mais la GED devient partie importante

et intégrante du système d'information des entreprises et joue, dès lors, un rôle économique et stratégique,

et selon le cabinet d'études Gartner, la gestion électronique de documents (GED) a le vent en poupe.

·        La GED améliore les processus de circulation et de recherche de documents,

·        elle répond aux  contraintes de sauvegarde et d'archivage légal de plus en plus fortes,

·        elle s’adapte bien au PME car l'organisation du travail et les circuits de validation de l'information

sont  moins lourds dans les petites structures.

·        Le workflow automatise la circulation des documents et améliore la productivité.

La GED

Pour mettre en place une organisation qui s’adapte à l’utilisateur

- pour gagner du temps :

·        classement naturel, organisé et instantané des informations,

·        Un accès rapide et intuitif aux données, traitement accéléré des dossiers, réactivité améliorée,
travail plus détendu

- pour économiser :

·        élimination des temps de recherche, de classement, ou duplication des documents,
avec pour conséquence une productivité accrue, gain de place…

·        la dématérialisation des documents supprime les impressions et les photocopies inutiles

- pour un meilleur partage de l’information :

·        Résultat : l’information circule mieux, dossiers et processus sont normalisés,

·        la sécurité est renforcée (accès, sauvegarde, archivage…)

Pour gérer autrement vos documents

Les solutions CAP75 :

CAP-DOC, CAP-GED, CAP-DEMAT …

Consultez-nous

et, ou inscrivez-vous à notre prochain séminaire

le 18 septembre 2007 à Paris.

LA VIE DU DOCUMENT DANS L'ENTREPRISE

formulaire d'inscription et programme

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Simple et conviviale, la GED DocPort! est la solution idéale pour votre entreprise.

  lien : http://www.creatis.net

Solutions de dématérialisation

lien : http://www.srci.fr

 Comme La Plume au Vent

CAP75 : Conseil

et accompagnement informatique

pme/pmi, tpe,

indépendants, commerçants, artisans.

Dans la confiance en toute tranquillité

Le conseil, les méthodes, les produits

L’activité de CAP75 se déploie sur 3 axes :

·        Le conseil et l’accompagnement informatique

·        La distribution d’un logiciel GED  DocPort !

·        La distribution d’une solution de dématérialisation de documents iXBiz  pour les entreprises et iXBus pour les collectivités locales et territoriales, des établissements publics et parapublics.

1.                      Le conseil
et l’accompagnement informatique

Analyser, organiser,

réaliser pour vous,

vous seconder, vous accompagner,….

dans vos projets, choix, réflexions, etc.

(Dossiers, budgets, tableaux de bord, documents, classements, archivages...)

Un ensemble de services pour gérer les entrées/sorties de vos documents et pour maîtriser le temps

Gérer autrement vos documents

·        comprendre l’existant,

·        modéliser les circuits de documents,

·        fluidifier la circulation des documents et des informations,

·        assurer et contrôler leurs accès, leurs diffusions,

·        utiliser les nouvelles technologies (NTIC) pour réduire les coûts,

·        bénéficier des avantages NTIC pour accéder aux marchés publics et concurrentiels.

Si  « la gestion de vos documents » vous prend trop de temps ou devient trop complexe, alors rencontrons –nous, pour découvrir les méthodes et solutions :

CAP-DOC, CAP-GED, CAP-DEMAT …

2.                      Le logiciel GED  DocPort !

DocPort! est le portail de diffusion d'Informations 100% en ligne. Sans connaissance technologique particulière, DocPort! offre à l'entreprise la possibilité de mieux communiquer en possédant son propre portail d'Informations et de Documentation.

DocPort! est une solution universelle de gestion électronique de documents. Elle vous permet de diffuser tous vos documents qu’ils soient au format papier ou au format numérique sur tous les supports à valeur ajoutée du moment (PC, MAC, PDA, Terminaux WAP).

• Sur Internet, Organiser et Diffuser ses documents commerciaux, promotionnels, référentiels à destination de ses clients ou de ses prospects.
• Sur l’Intranet de l’entreprise, organiser et diffuser ses process, ses circulaires, ses états reporting, son manuel qualité…

Sans connaissances technologiques particulières, la GED DocPort! offre aux organisations, publiques ou privées, l’environnement collaboratif et sécurisé pour la gestion de la connaissance, et la distribution contrôlée de tous les contenus documentaires stratégiques ou publics.


A partir d'un simple navigateur Web, vous créez, classez, organisez et diffusez l'intégralité de vos documents, à tout moment et en tous lieux et ce quel que soit leur format d'origine.

L'autonomie des utilisateurs est complète et ne nécessite aucune modification du système existant.
Chaque département de l'entreprise est mobilisé et peut exploiter la solution dans le cadre de ses usages spécifiques.

Simple et conviviale, la GED DocPort! est la solution idéale pour votre entreprise.

  lien : http://www.creatis.net

3.                      Le logiciel de dématérialisation

iXBiz

IXBiz permet à l’ensemble des entreprises de dématérialiser des documents d'affaire dans le strict respect des accords commerciaux définis par les partenaires. C'est une solution globale fiable, sécurisée, simple à utiliser, qui s'intègre " naturellement " dans votre environnement de travail quotidien.

La dématérialisation des fiches produits et des documents commerciaux … (Commandes, Bons de livraison, Factures…)

L'hébergement et la veille technologique des serveurs de communication, la traduction et la mise en forme des messages échangés, la mise à disposition et la gestion des logiciels de communication, le routage en toute sécurité des informations à échanger ainsi que leur bon acheminement.

• Apporter une solution complète dans le cadre de la simplification des démarches administratives effectuées par voie électronique.
• Permettre de profiter des avantages des TIC.
• Garantir à tous :

·        La sécurité des échanges

·        La conformité des traitements

·        L’identification des personnels

·        L’authentification des documents

·        La signature électronique (Classe 1 & 3)

·        La confidentialité

·        L'horodatage

·        La sauvegarde et l'archivage

·        La conformité aux normes internationales (ISO, ebXML, UN/CEFACT, …)

·        Le strict respect de la législation

·        Le développement aujourd’hui des outils qui seront indispensables demain

iXBus

Pour dématérialisez l'ensemble de vos documents administratifs en toute simplicité.

IXBus permet à l’ensemble des collectivités locales et territoriales, des établissements publics et parapublics, de dématérialiser les échanges administratifs dans le strict respect des textes législatifs et règlementaires. C'est une solution globale fiable, sécurisée, simple à utiliser, qui s'intègre " naturellement " dans votre environnement de travail quotidien.

IXBus a été l'un des premiers produits à être homologué par le Ministère de l'Intérieur et de l'Aménagement du Territoire.

SRCI est à l'origine des premières dématérialisations en XML réalisés en France dès 2002. Il s'agissait de la DUE (Déclaration Unique d'Embauche) réalisée en partenariat avec le CIRSO de Toulouse (centre informatique des URSSAF).

Solutions de dématérialisation

lien : http://www.srci.fr

Avec CAP75 et ses méthodes  CAP-GED,

Faites circuler vos documents

Rendez les accessibles

Gérez les accès !

 Diffusez tous vos documents

Qu’ils soient au format papier ou au format numérique

sur tous les supports à valeur ajoutée du moment (PC, MAC, PDA, WAP).

Bâtissez un environnement collaboratif et sécurisé pour la gestion de la connaissance, et la distribution contrôlée de tous les contenus documentaires stratégiques ou publics.

Exploitez et partagez  sous contrôle vos principales ressources : gestion de la qualité, process, circulaires et notes de services, communication interne ou externe…

 Avec  CAP75 et ses méthodes CAP-DEMAT, 

gagnez du temps et de l’argent

Dématérialiser l'ensemble de vos documents en toute simplicité    

par des échanges électroniques professionnels (échanges de données d’une application à une autre application)

Dématérialiser des documents d'affaire dans le strict respect des accords commerciaux définis par les partenaires.

Par une   solution globale fiable, sécurisée, simple à utiliser, qui s'intègre " naturellement " dans votre environnement de travail quotidien.

Et vous réduirez considérablement les coûts et les délais liés aux échanges papiers traditionnels :

 ·        en allégeant les tâches matérielles liées à la conception, la rédaction, la transmission, le contrôle et l’archivage des documents;

·        en rationalisant les flux de documents par l’automatisation des tâches répétitives d’enregistrement des pièces, de délivrance des accusés de réception, de gestion des délais de recours;

·        en simplifiant la gestion du stockage physique des documents et facilitez l’accession et la consultation des archives;

·        en réduisant les coûts relatifs à la production en plusieurs exemplaires d’un même document et évitant toutes les étapes où une même information doit-être ressaisie.

Avec  CAP75 et ses méthodes CAP-BILAN, 

Maitriser votre informatique

Analyser, organiser,

réaliser pour vous,

vous seconder, vous accompagner,….

dans vos projets, choix, réflexions, etc.

(Dossiers, budgets, tableaux de bord,

documents, classements, archivages...)

Un ensemble de services pour maîtriser le

temps.

Avec  CAP75 et ses méthodes CAP-DOC, 

Gérer autrement vos documents

Si  « la gestion de vos documents » vous prend trop de temps ou devient trop complexe, Alors rencontrons –nous,

après une étude sur place d’une demi-journée offerte,

nous vous proposerons :

- un plan d’action.

- un devis sur la base d’un prix* confiance pour vous suivre longtemps.

* prix HT, sur Paris.

Une offre Conseil et Accompagnement informatique,

et de formation de CAP75.

Avec  CAP75 et ses méthodes CAP-MIL, 

Accompagner l’évolution de votre  Informatique

Des journées ou des demi-journées

que vous utilisez  comme bon vous semble

NOS TARIFS : Prestations sur devis

Analyser, organiser,

réaliser pour vous,

vous seconder, vous accompagner,….

dans vos projets, choix, réflexions, etc.

(Dossiers, budgets, tableaux de bord,

documents, classements, archivages...)

Un ensemble de services pour maîtriser le

temps.

gérer autrement vos dossiers

avec efficacité et méthodes

pour gagnez du temps et de l’argent

Conseil en Organisation informatique :

Existants, évolutions, stratégies, investissements.

votre partenaire pour mettre l’outil informatique

au service de vos Activités Premières,

par la maîtrise du système d’informations.

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